Nie każdy błąd kosztuje miliony
Zarządzanie projektem dofinansowanym ze środków publicznych (unijnych, norweskich, krajowych) to praca pod ciągłą presją zgodności. Kontrolerzy badają każdy aspekt realizacji – od zgodności technicznej, po poprawność księgową i procedury zakupowe. W tym procesie nieuniknione są błędy. Kluczowe jest jednak odróżnienie uchybienia – drobnego błędu formalnego, który można naprawić – od nieprawidłowości, która może skończyć się obowiązkiem zwrotu środków z odsetkami.
Jako praktyk w dziedzinie audytu i kontroli, widzę, że to właśnie nieznajomość precyzyjnych definicji prawnych prowadzi do największego stresu i finansowych konsekwencji. Ten artykuł ma za zadanie wyjaśnić, co grozi za naruszenie przepisów i gdzie leży ta cienka, ale kosztowna granica.
Nieprawidłowość: naruszenie, które niesie ryzyko finansowe
Jeśli słyszysz w raporcie pokontrolnym słowo „nieprawidłowość”, wiedz, że sprawa jest poważna. Definicja prawna jest niezwykle szeroka i celowo skonstruowana tak, by chronić budżet Unii przed finansowaniem nieuzasadnionych wydatków.
Definicja i podstawy prawne
Podstawowa definicja nieprawidłowości znajduje się w unijnych aktach prawnych, które obowiązują bezpośrednio:
Podstawa Prawna: Art. 2 pkt 31 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 (tzw. Rozporządzenie Ogólne na lata 2021–2027).
Trzy kluczowe przesłanki nieprawidłowości:
- Naruszenie prawa: Obejmuje prawo Unii Europejskiej lub prawo krajowe dotyczące stosowania prawa Unii.
- Działanie lub zaniechanie: Wynika z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego (Beneficjenta, podwykonawcy, Instytucji).
- Potencjalna szkoda: Ma lub mogłoby mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii, prowadząc do obciążenia go nieuzasadnionym wydatkiem.
Najważniejsze wnioski z tej definicji to fakt, że potencjalna szkoda wystarczy, by zakwalifikować zdarzenie jako nieprawidłowość, a naruszenie polskiego prawa (w tym Wytycznych wydanych przez Ministerstwo) jest równie groźne, jak złamanie przepisów unijnych.
Praktyczne przykłady nieprawidłowości
Jakie naruszenia najczęściej skutkują korektą?
Obszar |
Rodzaj Nieprawidłowości |
Konsekwencja Kontroli |
| Zamówienia / Zakupy | Wadliwe kryterium oceny ofert (np. faworyzujące konkretnego wykonawcę) lub niedozwolona zmiana umowy z wykonawcą. |
Korekta finansowa (często 25% wartości zamówienia) |
| Kwalifikowalność wydatku | Ujęcie w rozliczeniu podatku VAT, mimo że Beneficjent ma prawną możliwość jego odzyskania (tzw. „podwójne odzyskanie” VAT). |
Kwestionowanie wydatku (100% korekty VAT) |
| Merytoryka / Realizacja | Brak realizacji działań przewidzianych w harmonogramie lub realizacja przedsięwzięcia bez wymaganych prawem pozwoleń (np. pozwolenia na budowę). |
Uznanie projektu za niezrealizowany/znaczące pomniejszenie dofinansowania |
| Pomoc Publiczna | Przekroczenie limitu pomocy de minimis lub nielegalna kumulacja pomocy. | Zwrot całości lub części pomocy wraz z odsetkami |
Uchybienie w projekcie: błąd, który można naprawić
Nie każdy błąd to koniec świata. Wielu beneficjentów myli nieprawidłowość z uchybieniem, które jest błędem mniejszej wagi, nieintencjonalnym i nie mającym wpływu na kwalifikowalność wydatku.
Uchybienie: Jest to błąd proceduralny, formalny lub redakcyjny (np. literówka, drobne braki w opisie dokumentu), który nie narusza kluczowych przepisów i nie wpływa na spójność ani celowość projektu.
Uchybienia są najczęściej identyfikowane w trakcie weryfikacji wniosków o płatność lub podczas kontroli. Instytucja wzywa beneficjenta do skorygowania lub uzupełnienia dokumentacji w wyznaczonym terminie. Oznacza to mniejszy stres i brak sankcji finansowych (brak korekty).
Ścieżka odwoławcza: jak się bronić przy stwierdzonych nieprawidłowościach?
Stwierdzenie nieprawidłowości w raporcie pokontrolnym Instytucji Wdrażającej (IW) lub Pośredniczącej (IP) nie jest ostateczne. System zapewnia beneficjentowi prawo do obrony i odwołania.
Kluczowe Kroki i Podstawa Prawna:
- Informacja Pokontrolna i Zastrzeżenia:
- Po kontroli Beneficjent otrzymuje Informację Pokontrolną (lub wstępne ustalenia).
- Beneficjent ma prawo do wniesienia umotywowanych zastrzeżeń (lub uwag) do ustaleń kontroli, zazwyczaj w terminie 14 dni. Jest to pierwsza i kluczowa szansa na podważenie ustaleń.
- Podstawa prawna: Zasady wnoszenia zastrzeżeń są szczegółowo określone w Wytycznych programowych i Umowie o dofinansowanie oraz analogicznie w art. 24 ustawy wdrożeniowej (dla perspektywy 2014-2020).
- Decyzja o Korekcie/Zwrocie:
- Jeśli Instytucja odrzuci zastrzeżenia, wydaje dokument wszczynający procedurę zwrotu środków – najczęściej jest to decyzja administracyjna lub wezwanie do zwrotu na podstawie art. 207 Ustawy o finansach publicznych (dotyczy środków wypłaconych).
- Środki Odwoławcze (Droga Administracyjna i Sądowa):
- Od decyzji o zwrocie środków Beneficjentowi przysługuje ścieżka odwoławcza.
- Odwołanie (Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy): Do Instytucji wyższego szczebla (np. Instytucji Zarządzającej – Ministerstwa).
- Skarga do WSA: Na ostateczną decyzję administracyjną o zwrocie środków przysługuje Beneficjentowi skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA), a następnie skarga kasacyjna do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA).
Komentarz Praktyka:
Wielu Beneficjentów poddaje się na etapie informacji pokontrolnej. Nie rób tego! Wniesienie merytorycznych zastrzeżeń (wspartych argumentami prawnymi i dowodami) to fundament, który następnie służy jako dowód na drodze sądowej. Inwestycja w pomoc prawną na tym etapie często się zwraca.
Podsumowanie i rekomendacja
Drogi Beneficjencie, Twoim najważniejszym zadaniem jest wdrożenie mechanizmów kontroli wewnętrznej, które minimalizują ryzyko nieprawidłowości. Pamiętaj:
- Nieprawidłowość to naruszenie prawa (unijnego lub krajowego) z potencjalną szkodą finansową.
- Uchybienie to błąd, który można naprawić bez korekty.
- Wytyczne i Umowa o dofinansowanie są Twoim prawem – znajomość ich zapisów jest najlepszą polisą ubezpieczeniową przed korektą.
W kolejnym wpisie przeanalizujemy, jakie konkretne mechanizmy (Compliance) powinieneś wprowadzić, aby aktywnie chronić się przed nadużyciami.
Podstawy Prawne i Źródła Informacji
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. (definicja nieprawidłowości: art. 2 pkt 31) oraz odpowiednie akty prawne dla poprzednich perspektyw. Dostępne na portalu: https://eur-lex.europa.eu/
Wytyczne dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027. Dokument ten, wraz z Taryfikatorem Korekt (załącznik, który określa stawki procentowe kar za naruszenia w zamówieniach), dostępny jest na Portalu Funduszy Europejskich: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/
Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (tzw. ustawa wdrożeniowa), która regulowała procedurę kontroli i środki odwoławcze. Zastąpiona przez nową ustawę wdrożeniową dla perspektywy 2021-2027.
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.) – art. 207 określa zasady zwrotu środków europejskich. Pełny tekst ustawy dostępny w systemach informacji prawnej (np. Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP)).
